Wonosari (26/07) Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Boks-boks Arsip di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik sudah cukup banyak menumpuk diruang penyimpanan dan sebagian kecil lainnya di almari arsip. Arsip tersebut apabila diriwayatkan, maka ada yang dari periode ketika instansi ini masih berbentuk kantor (eselon III) atau bahkan mungkin jauh sebelumnya ketika bernama Badan Kesatuan Bangsa dan Politik dan Perlindungan Masyarakat. Dari sisi locus pun boks-boks arsip tersebut pernah “bermutasi” dari lokasi kantor yang lama ke lokasi yang ada sekarang ( tahun …… s/d 2015 di Komplek Bangsal Sewoko Projo dan tahun 2015 s/d sekarang di Jalan Brigjen Katamso 10 Wonosari. Itu semua menunjukkan bahwa arsip di Bakesbangpol sudah dikelola.
Pengelolaan arsip di Bakesbangpol untuk saat ini secara khusus belum ditangani oleh petugas yang betul-betul professional tentang arsip dalam hal ini adalah arsiparis, karena memang Bakesbangpol belum memilikinya. Namun sebisa mungkin dengan Sumber Daya Manusia yang ada pengelolaan arsip pada Unit Pengolah dikelola oleh petugas yang ditunjuk dibawah koordinasi Kepala Bidang pada Bidang-bidang dan Kepala Subbagian Umum untuk Sekretariat.
Untuk Jadwal Retensi Arsip (JRA), sampai saat sekarang pengelolaan masih berhenti di Unit Kearsipan, sebagaimana yang sudah dilaksanakan pada akhir tahun 2018 dengan berita acara dari Unit Pengolah sudah memindahkan arsip inaktif tahun 2014 s/d 2017 ke Unit Kearsipan. Langkah selanjutnya seperti Penilaian Arsip dan Pemusnahan Arsip saat ini baru sebatas wacana seiring dengan semakin bertambahnya tumpukan boks arsip yang harus disimpan.
Pendampingan secara berkelanjutan dari dinas pengampu dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sangat diharapkan dan dibutuhkan agar pengelolaan arsip di Bakesbangpol menjadi lebih baik disamping upaya pengisian formasi untuk petugas kearsipan melalui pengadaan tenaga harian lepas dengan latar belakang pendidikan ilmu kearsipan.